Administration und Organisation des Lehrstuhlsekretariats (m/w/d)

Wir erforschen und gestalten resiliente, nachhaltige und digitale Supply Chains in einem zunehmend komplexen und volatilen Umfeld. Im Zentrum stehen integrierte Produktions-, Logistik- und Innovationssysteme, die ökologische, ökonomische und soziale Zielsetzungen vereinen. Unsere Arbeiten verbinden analytische Modelle, datengetriebene Methoden und simulationsbasierte Ansätze mit realen Fallstudien und Pilotprojekten. Ein besonderer Fokus liegt auf kooperativen, zirkulären und plattformbasierten Geschäftsmodellen sowie auf der Integration neuer Technologien wie KI, digitale Zwillinge und Industrial Data Spaces. In enger Zusammenarbeit mit Unternehmen, öffentlichen Akteuren und internationalen Partnern entwickeln wir zukunftsfähige Lösungen für globale Supply Chains.

• Sie sind die zentrale Anlaufstelle für den Lehrstuhl und den Kernhaushalt und verantworten die Termin- und Reiseplanung für die Lehrstuhlinhaberin/den Lehrstuhlinhaber.
• Sie pflegen eine hochprofessionelle, verbindliche Kommunikation mit Lehrstuhlpartnern, Gremien und externen Kontakten und vertreten den Lehrstuhl nach aussen souverän in Wort und Schrift.
• Sie betreuen die Spesenabrechnungen und Zeiterfassung für studentische Hilfskräfte und Mitarbeitende, begleiten Vertragserstellungen und den Bewerbungsprozess und unterstützen bei Personalanlässen.
• Sie kontrollieren und kontieren Kreditkartenbelege und Rechnungen, betreuen die Finanzportale und übernehmen die administrative Abwicklung für die Fördervereinigung (Beiträge, Saldenliste, Jahresabschluss).
• Sie organisieren die Büroinfrastruktur inkl. Bestellungen (Material, Geräte, Zubehör), koordinieren einfache IT-Anliegen wie Software-Lizenzen, Mailgruppen und Zugriffsrechte und sorgen für eine einladende Atmosphäre in der Begegnungszone.
• Sie unterstützen bei wiederkehrenden Grossprojekten wie der Organisation der jährlichen Fachtagung, der Erstellung des Jahresberichts sowie bei Social Media- und Medienauftritten.