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Als Mitglied des Sekretariats-Teams bist du Teil des Herzens unserer Ausbildungsabteilung und sorgst als Drehscheibe dafür, dass administrative Arbeiten reibungslos verlaufen und das Ausbildungsteam optimal unterstützt ist.
Aufgaben
- Du gewährleistest den reibungslosen administrativen Alltag, bearbeitest Korrespondenz sowie Telefon- und E-Mail-Anfragen und koordinierst Termine und Raumreservationen mit hohem Organisationstalent.
- Du führst das Anwesenheits- und Absenzensystem (PEP) für rund 250 Lernende und Studierende, bearbeitest Eintritte und Gesuche.
- Du unterstützt aktiv den Rekrutierungsprozess, indem du das E-Recruiting-Tool pflegst, Selektionsgespräche koordinierst, Schnupperanfragen bearbeitest, Eignungspraktika organisierst und Lehrverträge erstellst.
- Als erste Ansprechperson für interne und externe Partner*innen erteilst du Auskünfte, bearbeitest Anfragen und koordinierst die Kommunikation rund um die Ausbildung.
- Du organisierst Anlässe und Fortbildungen, übernimmst Stellvertretungsaufgaben für die Sekretariatsleitung und unterstützt die Ausbildung der Lernenden im Sekretariat.
Anforderungen
- Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringst mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich mit.
- Du bringst eine hohe digitale Affinität mit und beherrscht Office 365 und MS Teams sicher. Kenntnisse in SuccessFactors (E-Recruiting, LMS) sind zudem von Vorteil.
- Du bist eine engagierte, belastbare und selbstständige Persönlichkeit. Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und deine lösungsorientierte Arbeitsweise zeichnen dich aus.
- Deine freundliche, hilfsbereite und kommunikationsstarke Art ermöglicht dir einen erfolgreichen Austausch mit internen und externen Partner*innen und im Team.
- Auch bei wechselnden Prioritäten behältst du den Überblick.
- Du schätzt ein dynamisches Umfeld mit vielfältigen Themen und bist motiviert, Prozesse konstruktiv zu hinterfragen und mitzugestalten.
Unser Angebot
- Offene Du-Kultur und unkompliziertes, persönliches Miteinander, geprägt von Respekt und Wertschätzung.
- Team aus über 120 Berufsgruppen, das sich täglich für das Wohl der Patient*innen einsetzt.
- Attraktive Anstellungsbedingungen und flexible Arbeitszeitmodelle, einschliesslich der Möglichkeit für Homeoffice.
- Ausgezeichnete Sozialleistungen der Stadt Zürich.
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Über uns
Stadt Zürich ist die offizielle Verwaltung und politisch-administrative Körperschaft der Stadt Zürich. Sie sorgt für die öffentliche Daseinsvorsorge und erbringt Dienstleistungen in Bereichen wie Bildung, Sicherheit, Soziales, Verkehr, Stadtplanung, Kultur und Umwelt. Die Stadt Zürich gestaltet die nachhaltige Entwicklung der Stadt, unterstützt ihre Bewohnerinnen und Bewohner und fördert Lebensqualität, Wirtschaftskraft und gesellschaftlichen Zusammenhalt.