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Für das Entwicklungs- und Innovationszentrum in Wil mit 110 Mitarbeitenden wird eine erfahrene, dienstleistungsorientierte und engagierte Persönlichkeit gesucht, die das Sekretariatsteam führt und aktiv im Tagesgeschäft mitarbeitet.
Aufgaben
- Führen und Koordinieren des Sekretariatsteams als zentrale Drehscheibe
- Sicherstellen eines professionellen und reibungslosen Supports für Geschäftsleitung, Projektleitende und Mitarbeitende
- Aktive Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft
- Fakturierung, Stunden- und Spesenkontrolle
- Organisation von Reisen und Anlässen
- ERP- und CRM-Datenpflege
- Unterstützung im Rekrutierungsprozess und bei der Messeplanung
- Empfang und Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern
- Unterstützung der Geschäftsleitung und des Managements bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Souveräner und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
- Koordination von Aufgaben und Ressourcen im Sekretariat
- Führen von Mitarbeiter- und Entwicklungsgesprächen
- Übernahme von Verantwortung bei Personal-, Leistungs- und Zusammenarbeitsfragen gemeinsam mit dem Vorgesetzten
- Pragmatische Weiterentwicklung von Abläufen
- Förderung selbständigen und effizienten Arbeitens im Team
Anforderungen
- Fundierte kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise als Executive oder Management Assistant
- Erfahrung in der fachlichen und personellen Führung eines kleinen Teams
- Freude an einer mitarbeitenden Führungsrolle und am operativen Tagesgeschäft
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie souveränes und verbindliches Auftreten
- Organisationstalent mit selbständiger, pragmatischer und lösungsorientierter Arbeitsweise
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Entscheidungen zu treffen und auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten
- Hohe Sozialkompetenz sowie Fähigkeit, Mitarbeitende zu entwickeln und bei Bedarf auch schwierige Gespräche zu führen
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; ABACUS-Kenntnisse sind von Vorteil
Unser Angebot
- Spannende und abwechslungsreiche Führungsposition
- Motiviertes, aufgestelltes und kollegiales Team
- Offenes Umfeld mit eingespieltem Team
- Interessante und herausfordernde Aufgabengebiete in einem dynamischen Unternehmen
- Zentral gelegener Arbeitsort mit guter Anbindung an den ÖV
- Flache Hierarchien und konstante Weiterbildungsmöglichkeiten
- Fortschrittliche Arbeits- und Anstellungsbedingungen
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Über uns
Helbling ist ein Dienstleistungsunternehmen an der Schnittstelle von technologischer Innovation, Engineering und Unternehmensberatung. Das Unternehmen unterstützt Kunden in den Bereichen Business Advisory, Bauplanung und Energie, Produktentwicklung, Industrialisierung sowie Product Lifecycle Management und begleitet Projekte von der strategischen Konzeption bis zur Umsetzung.
Das Team
Das motivierte, aufgestellte und kollegiale Sekretariatsteam arbeitet in einem offenen Umfeld mit flachen Hierarchien.