Der Lehrstuhl für Künstliche Intelligenz in Mechanik und Fertigung ist Teil des Instituts für Virtuelle Produktion (IVP) und gehört zum Departement Maschinenbau und Verfahrenstechnik (D-MAVT) der ETH Zürich. Es erwartet Sie ein internationales, dynamisches und anspruchsvolles Arbeitsumfeld. In dieser abwechslungsreichen Position übernehmen Sie eine zentrale koordinierende Funktion im Lehrstuhlalltag mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.
Der Stellenantritt ist per 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung.
Aufgaben
- Sie begleiten Ein- und Austritte und koordinieren die damit verbundenen administrativen Prozesse.
- Sie beraten den Professor und die Mitarbeitenden in personaladministrativen Fragestellungen und koordinieren Personaländerungen.
- Sie betreuen akademische Gäste, Praktikant:innen und Hilfsassisten:innen in administrativen Belangen.
- Sie arbeiten in Personalangelegenheiten eng mit internen und externen Partnern zusammen.
- Sie verwalten die finanziellen Mittel und Budgets des Lehrstuhls und behalten den Überblick über laufende Ausgaben und Projekte.
- Sie koordinieren Rechnungen und Spesenabrechnungen, betreuen die finanzadministrativen Aspekte von Projekten und erstellen Beschaffungsanträge.
- Sie koordinieren (internationale) Bestellungen und Lieferungen.
- Sie planen, organisieren und koordinieren Konferenzen, Workshops und weitere Veranstaltungen des Lehrstuhls und unterstützen deren reibungslose Durchführung.
Anforderungen
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen idealerweise bereits Erfahrung im universitären Umfeld mit.
- Sie arbeiten sorgfältig und strukturiert, haben ein ausgeprägtes Auge für Details und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick.
- Dank Ihrer schnellen Auffassungsgabe und Ihrer Flexibilität können Sie sich rasch auf unterschiedliche Aufgaben und Anforderungen einstellen.
- Sie arbeiten gerne im Team und tragen mit Ihrer ausgeprägten Sozialkompetenz und Ihren kommunikativen Fähigkeiten zu einer positiven und kollegialen Arbeitsatmosphäre bei.
- Herausforderungen und Optimierungspotenziale erkennen Sie frühzeitig und bringen sich aktiv in die Lösungsfindung ein.
- Sie zeichnen sich durch eine selbständige, verantwortungsbewusste und proaktive Arbeitsweise sowie ein hohes Mass an Engagement aus.
- Sie beherrschen Deutsch stilsicher und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse. Da die Kommunikation am Lehrstuhl vorwiegend auf Englisch erfolgt, fühlen Sie sich auch in einem internationalen Umfeld sicher; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
- Erfahrung im Bereich Arbeitssicherheit ist von Vorteil.
Unser Angebot
- Eine Tätigkeit mit Wirkung in einem internationalen akademischen Umfeld, das Ihre berufliche Entwicklung fördert und mit Forschung und Lehre zu gesellschaftlichem Fortschritt beiträgt.
- Feste Einbindung in das Team des Lehrstuhls sowie in das Admin-Team des Departements.
- Regelmässiger fachlicher und persönlicher Austausch sowie eine offene und unterstützende Zusammenarbeit bieten ein starkes Netzwerk im Arbeitsalltag.
- Flexible Arbeitszeiten, die - soweit es die betrieblichen Anforderungen zulassen - Raum für unterschiedliche persönliche und familiäre Bedürfnisse schaffen.
- Vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten an der ETH Zürich.
- Vergünstigungen wie ÖV-Abonnemente, Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung.
- Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA.
- Die ETH Zürich unterstützt eine inklusive Kultur, fördert Chancengleichheit, schätzt Vielfalt und pflegt ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller respektiert werden.
- Nachhaltigkeit ist ein zentraler Wert – es wird konsequent an einer klimaneutralen Zukunft gearbeitet.
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Über uns
Das Team
Sie sind sowohl fest in das Team des Lehrstuhls als auch in das Admin-Team des Departements eingebunden. Der regelmässige fachliche und persönliche Austausch sowie eine offene und unterstützende Zusammenarbeit bieten ein starkes Netzwerk im Arbeitsalltag.