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Das Hochbauamt (HBA) des Kantons Freiburg entwickelt, baut, erwirbt, vermietet und unterhält rund 700 Immobilienobjekte. Die Verwaltungssachbearbeiter/in ist der Sektion Finanzen & Verwaltung zugeordnet und übernimmt eine bereichsübergreifende Funktion, um den reibungslosen Ablauf des Diensts zu gewährleisten und Teams bei Verwaltungsaufgaben zu unterstützen.

Als bevorzugte Anlaufstelle für interne und externe Partnerinnen und Partner trägt diese Position zur Qualität der Leistungen und zum reibungslosen Ablauf der Tätigkeiten des HBA bei.

Aufgaben

  • Telefonempfang und Empfang von Besucherinnen und Besuchern sicherstellen
  • Eingehende Post bearbeiten und ausgehende Korrespondenz vorbereiten
  • Terminkalender der Amtsleitung verwalten und Besprechungen für den Dienst organisieren
  • Aufträge erfassen und nachverfolgen sowie als Ansprechperson für diese Prozesse und die Nutzung der ERP-Anwendung fungieren
  • Mitarbeitende bei der Nutzung der Tools und Verwaltungsverfahren unterstützen und begleiten
  • Öffentliche Vergabeverfahren vorbereiten und administrativ begleiten, insbesondere Unterlagen im Zusammenhang mit Ausschreibungen und Verwaltungsentscheiden erstellen
  • Nachverfolgung der Dossiers in den Geschäftsverwaltungssystemen sicherstellen
  • Einheitlichkeit der Verwaltungsprozesse innerhalb des Teams gewährleisten
  • An der kontinuierlichen Verbesserung der Geschäftsprozesse mitwirken und zur Weiterentwicklung der Arbeitsmethoden beitragen
  • Personalverwaltung punktuell unterstützen

Anforderungen

  • Abschluss als Kauffrau/-mann EFZ oder gleichwertige Ausbildung
  • Nachgewiesene 5-jährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Verwaltungsfunktion, die Selbstständigkeit, Eigeninitiative, Lösungsorientierung und kontinuierliche Verbesserung erforderte
  • Hervorragende Kenntnisse von Microsoft 365 und sicherer Umgang mit IT-Tools, insbesondere SAP S/4HANA und/oder Axioma
  • Ausgeprägtes Gespür für den öffentlichen Dienst und Interesse an Verwaltungsabläufen, die Organisation, Sorgfalt und Genauigkeit erfordern
  • Fähigkeit, neue Geschäftsprozesse schnell zu verstehen
  • In der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
  • Schätzt die Arbeit im Team sowie den Kontakt mit unterschiedlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern
  • Hervorragende Französischkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Deutschkenntnisse

Unser Angebot

  • Der Staat als Arbeitgeber fördert die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben
  • Modernes Arbeitsumfeld
  • Attraktive Arbeitsbedingungen
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Über uns
Der Staat Freiburg ist die kantonale Verwaltung des Kantons Freiburg und bietet umfassende Dienstleistungen und Informationen für Einwohnerinnen und Einwohner, Unternehmen sowie Institutionen an. Die Verwaltung ist in verschiedenen Bereichen tätig, darunter Arbeit und Unternehmen, Bildung, Steuern, Bauwesen, Polizei und Sicherheit, Zivilstandswesen, Energie, Landwirtschaft, Justiz, Gesundheit, Mobilität, Sport, Kultur und Tourismus. Zu den angebotenen Leistungen gehören unter anderem die Ausstellung von Ausweisen und Zivilstandsdokumenten, das Handelsregister, Genehmigungen, Sozialversicherungen sowie Informationen zu politischen Prozessen und Wahlen. Die Dienstleistungen richten sich an die Bevölkerung und Organisationen im Kanton Freiburg.
Das Team

Die Verwaltungssachbearbeiter/in ist der Sektion Finanzen & Verwaltung zugeordnet und arbeitet bereichsübergreifend innerhalb des HBA. Das Verwaltungsteam agiert in einem dynamischen Umfeld, in dem sich die Prioritäten schnell ändern können und die Servicequalität oberste Priorität hat.

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