Le Service des bâtiments (SBat) est un service central de l’Etat de Fribourg chargé de construire, d’acquérir, de louer et d’entretenir le parc immobilier de l’Etat, soit environ 700 objets. Rattaché-e à la section Finances & Administration, le-la collaborateur-trice administratif-ve / Front Office occupe une fonction transversale essentielle, assurant le bon fonctionnement quotidien du service, soutenant les équipes dans leurs démarches administratives et garantissant le suivi rigoureux des dossiers, des commandes, de la correspondance et des procédures. Point de contact privilégié pour les partenaires internes et externes, il-elle contribue directement à la qualité du service rendu et à la fluidité des activités du SBat.
Vos tâches
- Assurer l'accueil téléphonique et la réception des visiteurs et visiteuses
- Gérer le courrier entrant et préparer la correspondance sortante
- Gérer le calendrier de la direction et organiser des séances pour le Service
- Saisir et suivre les commandes et être la personne de référence pour ces processus et l'utilisation de l’ERP
- Soutenir et accompagner les collaborateur-trice-s dans l'utilisation des outils et des procédures administratifs
- Préparer et assurer le suivi administratif des procédures de marchés publics, notamment établir les documents liés aux adjudications et aux décisions administratives
- Assurer le suivi des dossiers dans les outils de gestion documentaire
- Garantir l’homogénéité des processus administratifs au sein de l’équipe
- Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et contribuer à l'évolution des méthodes de travail
- Soutenir de manière ponctuelle l’administration RH
Vos qualifications
- CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente
- Expérience de 5 ans confirmée dans une fonction administrative exigeante nécessitant une approche orientée solutions en faisant preuve d’initiative et d’amélioration continue
- Excellente maîtrise de Microsoft 365 et aisance avec les outils informatiques notamment SAP S/4hana et/ou Axioma
- Doté-e d’un excellent sens du service public, intérêt pour les procédures administratives nécessitant de l’organisation, de la rigueur et de la précision
- Capacité à comprendre rapidement de nouveaux processus
- Capacité à gérer plusieurs sollicitations simultanément, appréciation du travail en équipe et des contacts avec des interlocuteurs-trice-s varié-e-s
- Excellente maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit et bonnes connaissances de la langue allemande
Notre offre
L’Etat-employeur encourage la conciliation vie professionnelle et vie privée et offre un environnement et des conditions de travail attractifs à ses collaborateur-trice-s.
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